حتما شنیده اید همه ما 24 ساعت در روز وقت داریم و نحوه استفاده از هر دقیقه تفاوت را ایجاد می کند و با این حال، علیرغم دانستن فواید مولد بودن، همه ما در اتلاف وقت مقصریم. رسانه‌های اجتماعی سبب به تعویق انداختن کارها، انجام چند کار و انرژی گذاشتن بر روی اولویت‌های اشتباه تنها برخی از راه‌هایی هستند که ما خواسته یا ناخودآگاه وقت خود را تلف می‌کنیم. اما جالب اینجاست که ما ترجیح می دهیم کار دیگری را بر هیچ کاری انجام دهیم(منبع).

دلایل اصلی اتلاف وقت

از دلایل اتلاف وقت می توان به موارد زیر اشاره کرد:

بی نظم بودن
پیگیری اخبار
پیگیری مداوم شبکه های اجتماعی
نگرانی بی دلیل(منبع)
ترس از شکست و یا بازخورد منفی
شما اتلاف وقت را به عنوان یک استراتژی مقابله ای یاد گرفته اید
امیدواریم که این کار به خودی خود یا توسط شخص دیگری انجام شود
ترس از تغییر(منبع)

چگونگی مقابله با اتلاف وقت:

اهداف و خواسته های واقعی خود را مشخص کنید
روز خود را برنامه ریزی کنید
زودتر از خواب بیدار شوید
ابتدا روی مهمترین وظایف خود کار کنید
اپلیکیشن های حواس پرتی را مسدود کنید
کارهای کم ارزش را در زمان های خاص انجام دهید
کار عمیق انجام دهید
ضرب الاجل تعیین کنید
انرژی خود را مدیریت کنید
از تکنیک پومودورو استفاده کنید
فعالیت ها و سرگرمی هایی را انجام دهید که واقعاً زندگی شما را غنی می کند(منبع)

تکنیک‌های مدیریت زمان

تکنیک پومودورو:

زیبایی تکنیک پومودورو در سادگی و سازگاری آن نهفته است. در اینجا نحوه عملکرد آن آمده است:

یک کار را برای کار انتخاب کنید.
یک تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید .
تا زمانی که تایمر زنگ می زند، بدون وقفه روی کار کار کنید.
یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای داشته باشید.
هر 4 پومودورو، 20 تا 30 دقیقه استراحت کنید(منبع).

تکنیک مدیریت زمان کانیان:

می‌توانید با کشیدن ستون‌ها روی تخته سفید شروع کنید. بیایید 3 ستون ساده را تصور کنیم:

کار های منتظر انجام
لیست کار در حال انجام
لیست کار انجام شده(منبع)

تکنیک مدیریت زمان getting things done

گرفتن(هر آنچه را که در ذهن خود دارید را بنویسید)
شفاف سازی
سازماندهی
منعکس کنید
درگیر شوید(مشخص کنید در هر زمان چه کاری را می خواهید انجام دهید)(منبع)

تکنیک مدیریت زمان timeboxing

تکنیک مدیریت زمان جعبه زمانی شامل 5 مرحله است:

وظایف مناسب را پیدا کنید
اهداف خود را مشخص کنید
زمان را تنظیم کنید
کار کنید و نتایج خود را ارزیابی کنید
پاداش خود را مطالبه کنید(منبع)

تکنیک مدیریت زمان time blocking

در اینجا یک فرآیند گام به گام برای نحوه مسدود کردن روز شما آمده است:

وظایف خود را مشخص کنید. کارهایی را که باید در هفته انجام دهید فهرست کنید. اگر به لیست کارهایی که انجام می دهید عادت ندارید و به محض رسیدن به وظایف خود رسیدگی می کنید، یک هفته وقت بگذارید تا کارهایی که انجام می دهید را پیگیری کنید. هنگامی که وظایف خود را شناسایی کردید، آنها را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید – ماتریس آیزنهاور یک چارچوب عالی برای آن است.
بلوک های کاری خود را ایجاد و زمان بندی کنید. برای هر کار یا گروهی از کارها دوره های خاصی را تعیین کنید و از یک برنامه ریز یا تقویم دیجیتال برای ترسیم نقشه روز خود استفاده کنید. می‌توانید صبح‌ها برای کارهای کاری با اولویت بالا، ظهر برای جلسات و اواخر بعد از ظهر برای کارهای اداری و ایمیل‌ها را مسدود کنید.
برنامه خود را متعادل کنید علاوه بر وظایف مربوط به کار، می توانید کارهای شخصی، استراحت و فعالیت های اوقات فراغت را نیز شامل شود. حتماً برای استراحت و شارژ مجدد استراحت کنید!
به برنامه خود پایبند باشید. برنامه خود را تا جایی که ممکن است به دقت دنبال کنید و فقط بر روی وظیفه ای که به هر بلوک کاری اختصاص داده شده است تمرکز کنید. اگر کاری تمام نشد، به جای تمدید بلوک فعلی، آن را به بلوک آینده منتقل کنید.
روز خود را مرور کنید و تنظیمات را انجام دهید. در پایان هر روز کاری، کارهایی را که به پایان نرسانده اید – و همچنین کارهای جدیدی که وارد شده اند – مرور کنید و بلوک های زمانی خود را برای بقیه هفته مطابق با آن تنظیم کنید(منبع).

قانون 80/20

قانون 80/20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو ایجاد شده است. این ایده این است که 20٪ از اقدامات مسئول 80٪ از نتایج هستند. هدف تجزیه و تحلیل پارتو این است که به شما کمک کند کارهایی را که در حل مشکلات مؤثرتر هستند اولویت بندی کنید(منبع).

تکنیک مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور

ربع 1: انجام دهید

ربع اول، ربع «انجام» است، و این جایی است که هر کار فوری و مهم را انجام می دهید. وقتی کاری را در لیست کارهای خود می بینید که باید اکنون انجام شود، پیامدهای روشنی دارد و بر اهداف بلندمدت شما تأثیر می گذارد، آن را در این ربع قرار دهید.

در مورد اینکه کدام وظایف در این ربع قرار می گیرند، نباید تردیدی وجود داشته باشد، زیرا اینها وظایفی هستند که در جلوی ذهن شما هستند و احتمالاً بیشترین استرس را به شما وارد می کنند.

ربع 2: برنامه ریزی

ربع دوم، ربع «برنامه» است، و این جایی است که شما وظایفی را که فوری نیستند اما همچنان مهم هستند، قرار می دهید. از آنجایی که این وظایف بر اهداف بلندمدت شما تأثیر می گذارد، اما نیازی به انجام فوری ندارند، می توانید این وظایف را برای بعد برنامه ریزی کنید. شما بلافاصله پس از انجام وظایف در ربع اول با این وظایف مقابله خواهید کرد. می توانید از نکات مدیریت زمان مختلف برای انجام وظایف این ربع کمک بگیرید.

ربع 3: وکالت

ربع سه، ربع «نماینده» است، و این جایی است که شما وظایفی را که فوری هستند اما مهم نیستند، قرار می دهید. این وظایف باید اکنون تکمیل شوند، اما بر اهداف بلند مدت شما تأثیری ندارند.

از آنجایی که شما وابستگی شخصی به این وظایف ندارید و احتمالاً برای تکمیل آنها به مجموعه مهارت خاصی نیاز ندارند، می توانید این وظایف را به سایر اعضای تیم خود محول کنید. واگذاری وظایف یکی از کارآمدترین راه‌ها برای مدیریت حجم کاری شما و دادن فرصت به تیم شما برای گسترش مجموعه مهارت‌های خود است.

ربع 4: حذف

هنگامی که فهرست کارهای خود را مرور کردید و وظایفی را به سه ربع اول اضافه کردید، متوجه خواهید شد که تعداد کمی از کارها باقی مانده است. کارهای باقی مانده کارهایی هستند که فوری یا مهم نبودند.

این حواس پرتی های بی اهمیت و غیر فوری به سادگی مانع رسیدن شما به اهدافتان می شوند. این موارد باقیمانده را در لیست کارهای خود در ربع چهارم، که ربع «حذف» است، قرار دهید(منبع).

ایجاد تعادل بین کار، خانواده و تفریح

پس از پایان کار با گوش دادن به رادیو یا پادکست یا خواندن کتاب، آرام شوید.
سعی کنید بعد از کار ورزش کنید تا استرس را از بین ببرید.
سعی کنید قبل از رفتن به محل کار و زمانی که به خانه برگشتید یک تمرین تمرکز حواس را در ماشین خود انجام دهید.
یک تماس تلفنی هندزفری با عزیزانی که در راه خانه هستند برقرار کنید تا به آنها رسیدگی کنید و کار را پشت سر بگذارید.
روتینی را تنظیم کنید مانند تعویض لباس هایتان وقتی به خانه می رسید، چند نفس عمیق بکشید و توجه خود را به زمان حال برگردانید(منبع).

برای اینکه متوجه شوید کدام تکنیک مدیریت زمان برای شما میتواند مفید باشد بهتر است از یک مشاور کمک بگیرید.

منبع : چگونه مهارت مدیریت زمان را در خود تقویت کنیم؟